Положення про захист персональних даних

Положення про обробку і захист персональних даних у базах персональних даних, власником яких є продавець (інтернет-магазин Ventoxx).

Зміст:

  1. Загальні поняття і сфера застосування.
  2. Перелік баз персональних даних.
  3. Мета обробки персональних даних.
  4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб’єкта персональних даних.
  5. Місцезнаходження бази персональних даних.
  6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам.
  7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, термін зберігання персональних даних.
  8. Права суб’єкта персональних даних.
  9. Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних.
  10. Державна реєстрація бази персональних даних.

1. Загальні поняття і сфера застосування.
1.1. ТОВ «Вентокс» збирає, обробляє і/або використовує інформацію, в тому числі, але не обмежуючись, Ваші персональні дані, які можуть бути внесені Вами в Форму реєстрації для видачі картки клієнта або в будь-яку форму на сайті www.ventoxx.ua (далі – «Персональні дані») з метою адміністрування та виконання підписаних Вами з ТОВ “Вентокс” загальних умов купівлі на сайті виробника «Вентокс», загального і довгострокового обслуговування клієнтів, індивідуалізації послуг для клієнтів, а також стимулювання збуту, реклами (в тому числі , але н е обмежуючись з метою надання рекламної інформації від «Вентокс» і партнерів своїм клієнтам поштою, факсом, телефоном та електронною поштою), і проведення досліджень ринку, опитувань за допомогою поштового, телефонного (в т.ч. мобільного) зв’язку, а також електронних засобів зв’язку.
1.2. Визначення термінів:

  • база персональних даних – іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;
  • відповідальна особа – визначена особа, яка організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці в відповідно до закону;
  • власник бази персональних даних – фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб’єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;
  • Державний реєстр баз персональних даних – єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних;
  • загальнодоступні джерела персональних даних – довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, що містять персональні дані, розміщені та опубліковані за згодою суб’єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та Інтернет-ресурси, в яких суб’єкт персональних даних залишають свої персональні дані (окрім випадків, коли суб’єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання);
  • згода суб’єкта персональних даних – будь-який документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;
  • знеособлення персональних даних – вилучення відомостей, що дозволяють ідентифікувати особу;
  • обробка персональних даних – будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, пов’язані зі збором, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптацією, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособлення, знищенням відомостей про фізичну особу;
  • персональні дані – відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;
  • розпорядник бази персональних даних – фізична або юридична особа, якій власником бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані. Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій власником та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;
  • суб’єкт персональних даних – фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;
  • третя особа – будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, власника чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій власником чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;
  • особливі категорії даних – персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя.

1.2. Дане Положення обов’язкове для застосування відповідальною особою та співробітниками продавця, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків.

2. Перелік баз персональних даних.
2.1. Продавець є власником наступних баз персональних даних:

  • База персональних даних Покупців.
  • База персональних даних Дилерів.
  • База персональних даних Претендентів.

3. Мета обробки персональних даних.
3.1. Метою обробки персональних даних в системі є зберігання та обслуговування даних контрагентів, відповідно до статей 6, 7 Закону України “Про захист персональних даних”.
3.2. Метою обробки персональних даних є забезпечення реалізації цивільно-правових відносин, надання/отримання та здійснення розрахунків за придбані товари/послуги відповідно до Податкового кодексу України, Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб’єкта персональних даних.
4.1. Згода суб’єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки. Згода суб’єкта персональних даних може бути надана в наступних формах:

  • Документ на паперовому носії з реквізитами, дозволяє ідентифікувати цей документ і фізична особа;
  • Електронний документ, який повинен містити обов’язкові реквізити, що дозволяють ідентифікувати цей документ і фізична особа. Добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку його персональних даних доцільно засвідчувати електронним підписом суб’єкта персональних даних.
  • Відмітка на електронній сторінці документа або в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень.

4.2. Згода суб’єкта персональних даних надається при оформленні цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.
4.3. Повідомлення суб’єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мета збору даних і осіб, яким передаються його персональні дані здійснюється при оформленні цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.
4.4. Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя (особливі категорії даних) забороняється.

5. Місцезнаходження бази персональних даних.
5.1. Зазначені в розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться за адресою Продавця.

6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам.
6.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб’єкта персональних даних, наданої власнику бази персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.
6.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов’язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або може їх забезпечити.
6.3. Суб’єкт відносин, пов’язаних із персональними даними, подає запит щодо доступу (далі – запит) до персональних даних власнику бази персональних даних.
6.4. У запиті зазначаються:

  • Прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце знаходження) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи – заявника);
  • Найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи – заявника);
  • Прізвище, ім’я та по батькові, а також інші відомості, що дозволяють ідентифікувати фізичну особу, щодо якої робиться запит;
  • Відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, відомості про власника або розпорядника цієї бази;
  • Перелік персональних даних, запитуваних;
  • Мета запиту.

6.5. Термін вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.
Протягом цього терміну власник бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, запит буде досить або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.
Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.
6.6. Всі працівники власника бази персональних даних зобов’язані дотримуватися вимог конфіденційності щодо персональних даних та інформації про рахунки в цінних паперах і цінних паперів.
6.7. Відстрочка доступу до персональних даних третіх осіб допускається у тому випадку, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п’яти календарних днів.
6.8. Повідомлення про відстрочку доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження такого рішення.
6.9. У повідомленні про відстрочку зазначаються:

  • Прізвище, ім’я та по батькові посадової особи;
  • Дата відправлення повідомлення;
  • Причина відстрочки;
  • Термін, протягом якого буде досить запит.

6.10. Відмова в доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.
6.11. У повідомленні про відмову зазначаються:

  • Прізвище, ім’я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;
  • Дата відправлення повідомлення;
  • Причина відмови.

6.12. Рішення про відстрочення або відмову з доступі до персональних даних може бути оскаржено до уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних, або до суду.

7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, термін зберігання персональних даних.
7.1. База власника персональними даними обладнано системними і програмно-технічними засобами і засобами зв’язку, які запобігають втратам, крадіжки, несанкціонованого знищення, викривлення, підробки, копіювання інформації і відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.
7.2. Відповідальна особа організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці в відповідно до закону. Відповідальна особа визначається наказом власника бази персональних даних.
Обов’язки відповідальної особи за організацію роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці зазначаються у посадовій інструкції.
7.3. Відповідальна особа зобов’язана:

  • Знати законодавство України в сфері захисту персональних даних;
  • Розробити процедури доступу до персональних даних співробітників відповідно до їх професійних чи службових або трудових обов’язків;
  • Забезпечити виконання співробітниками власника бази персональних даних вимогам законодавства України в сфері захисту персональних даних і внутрішніх документів, що регулюють діяльність власника бази персональних даних з обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних;
  • Розробити порядок (процедуру) внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних і внутрішніх документів, що регулюють діяльність власника бази персональних даних з обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних, який, зокрема, повинен містити норми щодо періодичності здійснення такого контролю;
  • Повідомляти власнику бази персональних даних про факти порушень співробітниками вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних і внутрішніх документів, що регулюють діяльність власника бази персональних даних з обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних в строк не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;
  • Забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб’єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних та повідомлення вказаного суб’єкта про його права.

7.4. З метою виконання своїх обов’язків відповідальна особа має право:

  • Отримувати необхідні документи, в тому числі накази та інші розпорядчі документи, видані Власником бази персональних даних, пов’язані з обробкою персональних даних;
  • Робити копії з отриманих документів, у тому числі копії файлів, будь-яких записів, що зберігаються в локальних обчислювальних мережах і автономних комп’ютерних системах;
  • Брати участь в обговоренні виконуваних ним обов’язків організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці;
  • Вносити на розгляд пропозиції щодо поліпшення діяльності та вдосконалення методів роботи, подавати зауваження та варіанти усунення виявлених недоліків в процесі обробки персональних даних;
  • Отримувати пояснення з питань здійснення обробки персональних даних;
  • Підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції.

7.5. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових (трудових) обов’язків зобов’язані дотримуватись вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних і внутрішніх документів, по обробці і захист персональних даних у базах персональних даних.
7.6. Працівники, які мають доступ до персональних даних, в тому числі, здійснюють їх обробку зобов’язані не допускати розголошення в будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків “зв’язків. Таке зобов’язання чинне після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними, за винятком випадків, встановлених законом.
7.7.Особи, що мають доступ до персональних даних, в тому числі, здійснюють їх обробку в разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність згідно із законодавством України.
7.8. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для цілі, для якої такі дані зберігаються, але в жодному разі не довше терміну зберігання даних, визначеного згодою суб’єкта персональних даних на обробку цих даних.

8. Права суб’єкта персональних даних.
8.1. Суб’єкт персональних даних має право:

  • Знати про місцезнаходження бази персональних даних, яка містить його персональні дані, її призначення та найменування, місцезнаходження та/або місце проживання (перебування) власника чи розпорядника цієї бази або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, встановлених законом;
  • Отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані, що містяться у відповідній базі персональних даних;
  • На доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних;
  • Отримувати не пізніше ніж за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі персональних даних, а також отримувати зміст його персональних даних, які зберігаються;
  • Пред’являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних органами державної влади, органами місцевого самоврядування при здійсненні повноважень, передбачених законом;
  • Пред’являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким власником і розпорядником цієї бази, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;
  • На захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв’язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;
  • Звертатися з питань захисту своїх прав персональних даних до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних;
  • Застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних.

9. Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних.
9.1. Суб’єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб’єкта відносин, пов’язаних із персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, встановлених законом.
9.2. Доступ суб’єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.
9.3. Суб’єкт персональних даних подає запит щодо доступу (далі – запит) до персональних даних володільцю бази персональних даних.
У запиті зазначаються:

  • Прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце знаходження) і реквізити документа, що посвідчує особу суб’єкта персональних даних;
  • Інші відомості, що дозволяють ідентифікувати особу суб’єкта персональних даних;
  • Відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, відомості про власника або розпорядника цієї бази;
  • Перелік персональних даних, запитуваних.

9.4. Термін вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.
9.5. Протягом цього терміну власник бази персональних даних доводить до відома суб’єкта персональних даних, запит буде досить або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.
9.6. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

10. Державна реєстрація бази персональних даних.
10.1. Державна реєстрація баз персональних даних здійснюється відповідно до статті 9 Закону України «Про захист персональних даних».

Підписатися на розсилку

Відправляючи це повідомлення ви погоджуєтеся з обробкою ваших персональних даних.